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목차
1. 책 소개
저자: 박종필
초판: 2015년 1월 25일
개정판: 2020년 10월 31일
2. 저자 소개
학력: 고려대 사학과 졸업, 영국 버밍엄대학 행정학 석가
경력: 1994년 제38회 행정 고등고시 합격 후 고용노동부 근무하며, 강원지정창, 경북지방노동위원회 위원장, 고용노동부 청년고용정책관 등을 거쳤다
지은 책: 고수의 역량평가 대처법
저자는 최근 25년 이래 고용노부의 최장수 기획재정담당관이었을 정도로 기획과 보고 업무에 관한 한 탁월한 실력을 인정받고 있다 그래서 공무원들 사이에서는 보고의 고수라 불린다.
웃으며 제때 퇴근하는 사람이 되기 위해서는 보고의 기술이 중요하며, 그 핵심에는 상대의 입장에서 한번 더 섬세하게 생각하는 자세가 필요하다고 지적한다
이에 그는 이 책에서 자신이 득한 보고법의 원리를 상세히 공개한다
<저자와의 온라인 교감>
블로그: blog.naver.com/pjpcrystal
저자의 생각을 설명하고 토론하는 공간이다
카페: cafe.naver.com/pjpcrystal
방문자가 보고서를 오리면 필자가 첨삭을 해주는 보고서 클리닉이다.
3. 책의 주요 내용
고수의 보고서 쓰기 3단계
잘된 보고는 내 생각을 상대방이 이해할 수 있게 표현하는 것이라고 했다. 그렇다면 내 머릿속에 있는 생각의 흐름을 상대방이 쉽게 이해할 수 있게 하려면 어떤 과정이 필요할까?
첫 번째는 기획으로 생각 정리하기다
우리의 생각이란 보통 고정되지 않고 끊임없이 변한다. 어디로 튈지 모르는 럭비공과도 같다. 이렇게 생각이 정리되지 않은 상태에서 보고서를 쓴다면 상대방이 내 생각을 제대로 이해할 수가 없다
따라서 제일 먼저 필요한 것은 내 생각을 정리하기 다 흔히 말하는 기획 또는 구상단계다 보통 보고서를 잘 쓰는 직원을 보고 기획력이 뛰어나다 라고 하지 않던가?
그런데 생각을 정리한다는 것은 여기저기 흘러다니는 생각을 덩어리로 구분 짓는 과정이다
그러면 덩어리는 무엇으로 만들지? 단 하나면 충분하다. 논리다. 논리의 덩어리 만들기, 필자는 이를 스토리텔링이라고 한다. 이게 바로 핵심이다. 보고서를 잘 쓰기 위해 내 인생에 단 하나만 가지고 가야 한다면 단연코 스토리텔링이다.
전체의 스토리를 짜는 사고의 틀: 4개의 생각
첫째 생각 덩어리 why 1 : 검토배경
둘째 생각 덩어리 why 2 : 실태분석
셋째 생각 덩어리 how : 해결방법
넷째 생각 덩어리 what : 추진계획
위 4가지의 생각 덩어리를 더 섬세하는 만드는 정리법
(1) 중복과 누락 없애기
4가지 생각 덩어리에 중복된 내용이나 빠진 부분이 있는 없는지 확인한다. 중복과 누락을 없애는 기법으로는 mece 원칙과 swot분석이 있다
mece: mutually exclusive and collectively exhaustive 상호 배타적이면서 집합적으로 완전함 = 겹치지 않으면서 빠진것이 없게 하기
swot: stength, weakness, opportunity, threat
(2) 덩어리에 의미 부여하기
비교해서 좌표찾기 라는 방법이다.
비교 방법으로는 크게 두 가지가 있다 먼저 시간흐름에 따른 비교로 시계열 분석과 횡단면 분석이 있다.
시계열 분석은 같은 현상을 시간의 경과에 따라 일정한 간격을 두고 반복적으로 측정하여 변화 추세를 알아보는 방법이다.
횡단면 분석은 같은 시점이나 기간에 여러 변수에 대해 관찰한 자료를 이용한 분석방법이다.
비교를 통한 문제점을 알기 위해서는 두 가지 분석을 모두 해야만 가능하며 중요한 것은 현황만 보지 않는 게 가장 중요하다
(3) 보고서에 4가지 생각덩어리 모두 들어갔는지 확인하기
단순한 양식 채우기가 아닌 생각이 필요한 보고서를 써야 한다면 4개의 생각덩어리 모두 들어가야 한다. 목차의 미음이 달라도 좋다. 그러나 4개의 생각 덩어리 그중 하나라도 빠진다면 문제를 제대로 해결할 수 없는 보고서가 된다.
그러면 아주 짧은 보고서에도 4개의 생각덩어리가 모두 들어가야 할까? 당연할까? 당연하다. 전체 분량이 줄어들면서 문장은 압축되어야 하고, 짧을수록 논리와 문장이 더 명확해야 한다.
그러면 목차를 반드시 4개를 쓰라는 말일까? 아니다. 목차는 보고서의 양과 종류 등에 따라 얼마든지 조절할 수 있다. 다시말해 목차를 빼먹지 말고 4개를 쓰라는 말이 아니다. 목차와 생각 덩어리는 다르다.
두 번째는 쓰기로 생각 풀어내기다
내 생각을 논리의 덩어리로 정리했다면 이제는 문장으로 풀어내야 한다. 실제 단어와 문장으로 보고서를 쓰는 쓰기 단계다. 마치 실타래에서 실을 풀어내듯이 내 생각의 흐름을 글로 풀어내는 느낌이 중요하다
글을 풀어내기 위해서는 정확하게 써야 한다. 보고서는 소설이 이니라 조직의 의사결정에 필요한 글이다. 정확하게 쓰지 않으면 잘못된 의사결정으로 귀결된다. 정확성이라면 문법을 말하는 것 같지만 아니다. 물론 국문법을 배우면 좋지만 안 배워도 상관없다.
누구나 할 수 있는 쉬운 방법인데 아무도 잘 하지 않는 방법, 그런데 따라 하면 내 문장에 혁명이 일어나는 놀라운 방법이 있기 때문이다.
생각 풀기법 5단계
(1) 정확하게 쓰기
오탈자보다 비문을 더 걱정하라
보고서에서 잦은 틀리는 4가지 유형
누락
국어문장의 핵심 구성요소는 주어, 서술어, 수식어,목적어, 조사다. 압축 부담 때문에 생략해서 문맥이 왜곡된다면 압축이 아닌 필수 요소의 누락이다
중복
보고서에서 최악은 중복이다. 즉 보고서는 중복 없애기다
불일치
단어의 뜻, 위치, 인과관계 등에서 앞위가 맞아야 한다
불명확
맥락에 맞는 단어를 명확히 선정하지 않으면 무슨 말인지 이해하지 어렵다
글과 말을 다르다고 생각하면 글이 꼬인다. 내 문장을 다시 읽고 한 번 더 생각해 보자
(2) 짧게 쓰기
글쓰기에서 절대 용납할 수 없는 것이 바로 1.2줄짜리 문장이다. 즉 1줄 또는 2줄로 끝나지 않고 0.2~0.3줄짜리 꼬리가 달린 문장을 말한다.
그렇다면 0.2줄을 어떻게 자를까? 자간을 줄여서는 안 되며 중복되고 구태의연한 문구가 없는지 다시 한번 확인해 본다
다음으로 문장 끊어치기다. 보고서에서 한 문장은 2줄 이내가 기본이며, 길어도 3줄이 넘으면 곤란하고 4줄은 예선탈락이다. 그리고 문장은 주어와 서술어가 하나씩인 단문으로 써야 한다.
(3) 창의적으로 쓰기
정보만 나열하면 의미가 안 보인다. 통상 보고서를 쓰다 보면 정보만 나열하고 끝내는 경우가 많다. 예를 들면 숫자, 통계, 표를 넣기는 하는데 그 의미는 쓰지 않는 것이다. 이렇게 쓰면 읽는 사람에게 나는 정보를 전달했으니 그 의미는 당신이 알아서 파악하세요라고 말하는 것이다.
객관적 정보는 누구나 보고할 수 있다 그러나 고수는 나만의 스토리를 만들어 내야 한다. 즉 창의적으로 써야 하는 이유다.
(4) 구체적으로 쓰기
원칙만 쓰면 내용이 사라진다.
일하다 보면 이거 좀 간단히 정리해봐 라는 지시를 참 많이 받는다. 짧게 핵심만 쓰라는 뜻이다. 그런데 짧게 쓰라면 대부분 추상적으로 쓴다.
문장의 길이와 표현의 구체성은 전혀 다른 차원의 문제다. 구체적으로 짚어서 써보자. 문장이 생생해지고 의미가 살아날 것이다.
(5) 쉽게 쓰기
어렵게 쓰면 아무도 모른다.
다들 글쓰기보다 말하기가 더 쉽다고 한다. 그러니깐 말하듯이 써보자. 글은 말이 되어야 글이 되기 때문이다.
우리말이든 한자든 영어든 상식적이고 쉬운 단어로 써보자 보고서 전체가 쉬워진다. 전문적인 내용일수록 평범한 단어로 풀어내야 한다.
자연스럽게 말해보자 그리고 그 말을 그대로 옮기듯이 써보자. 그러면 마법처럼 문장이 쉬워지고 뜻이 정확해진다.
간결하게 써라
쓸데없는 수식어가 덕지덕지 붙으면 간단하고 깨끗하지 않다.
세 번째는 편집으로 생각 보여주기다
아무리 생각의 덩어리가 논리적이고, 문장이 정확해도 읽는 사람이 한눈에 읽을 수 있도록 보여주지 못하면 무용지물이다. 그래서 바로 편집의 단계가 필요하다
1쪽짜리 보고서를 쓴다. 논리와 문장이 모두 완벽하다
그런데 아래한글 기준으로 a4용지 한 장에 빡빡하게 글자 크기 12포인트로 줄 간격 100으로 채웠다. 이 보고서를 상사가 잘 읽을 수 있을까? 없다. 상사일수록 나이가 들어서 눈이 나쁘니깐 그렇다.
내가 내 생각을 표현한 것과 그가 그 표현을 읽을 수 있느냐는 완전 별개의 문제다. 내 입장에서는 가독성은 의미가 없다. 상대방 입장에서만 가독성이 필요할 뿐이다.
고수라면 30분만 투자하면 동일한 내용으로 얼마든지 글자 크기 15포인트, 줄 간격 160으로 고칠 수 있다
오십 줄에 들어서니 근시와 노안이 겹쳐 다초점렌즈 안경을 썼다 벗었다 하는 그가 어느 것을 좋아할까? 당연히 15포인트, 줄 간격 160짜리다. 상사의 시력까지 고려하는 섬세함이 당신을 다른 사람과 달리 만드는 것이다. 편집도 또 하나의 창작인 것이다.
내 생각을 그려주는 생각 편집법 5가지
(1) 빨리하기
마우스를 잡지 말고 자판으로 해결하자. 편집의 핵심은 빨리하기다. 엉뚱한 것 같지만 실마리는 최대한 자판을 활용하는 데 있다. 그 핵심은 바로 단축키와 상용구를 활용하는 것이다. 단축키는 어느 정도 사용자 많지만 상용구를 활용하는 사람은 많지 않다.
상용구란 말 그대로 자주 쓰는 기호나 단어(본말)를 쉽게 불러오는 기능이다. 간단히 설명하자면 입력 메뉴→상용구→
상용구 내용(여기까지 한 번에 단축키로 ctrl+f3)→하단의 상용구 추가하기 버튼(+표시)을 누르면 임의대로 본말과 준말을 등록할 수 있다.
예를 들어 □(본말)를 상용구에 `네(준말)`라고 등록해 놓는다. 그리고 □가 필요할 때 `네`라고 치고 alt+i를 누르면 □로 바뀐다. 여러분은 상용구를 아는 순간, 세상은 상용구를 아는 세상과 모르는 세상으로 구별된다.
빨리하기는 생각 덩어리를 더욱 논리적으로 만들고 내 문장을 더욱 깔끔하게 정리할 수 있는 시간을 벌 수 있다
(2) 일관되기
편집의 기본 중 하나가 일관성이다. 글자 크기, 모양, 자간, 줄 간격, 약물기호, 여백 등 모든 편집요소가 처음부터 끝까지 일관되어야 한다.
(3) 문맥보기
글자를 읽지 말고 문맥을 파악하자. 다음은 문맥이 잘 파악되는 글의 조건을 말한다.
1) 문장의 어디가 핵심인지 강조한다
2) 글자의 간격이 빽빽하지 않다
3) 단락 구별이 잘 되어 있다
(4) 의미 보이기
모양을 꾸미지 말고 의미를 보여주자. 10쪽짜리 보고서를 쓰면서 글자만 있다면 지루할지 않을까? 그래프, 통계, 박스, 그림 등 다양한 방법을 사용해 보자. 이 부분을 글로 쓰려니 너무 길고 복잡해진다면 도식화해서 표현해 보자. 기본적으로 도식화 방법은 외부적인 가독성을 높여준다. 그러나 더 중요한 것은 그 과정을 통해 내부적인 생각의 정밀도와 완성도가 높아진다는 점이다. 또한 내 생각 덩어리가 누락되거나 중복되지 않는지 확인해 주는 건 덤이다.
(5) 확인하기
무작정 끝내지 말고 한 번 더 읽어보자. 작성이 끝났다고 출력물을 그냥 결재판에 끼우는가? 습관적으로 한 번 더 읽어보라. 읽다 보면 잘못된 덩어리든, 오탈자든, 비문이든, 이상한 편집이든 뭐든 발견이 된다. 한 번 더 읽어보는 섬세함이 당신을 보고서의 고수로 만든다.
한 줄 한 줄 줄 치면서 읽어보자. 문장을 읽어야 앞뒤 맥락을 찾을 수 있다. 맥락을 찾아야 스토리를 만들 수 있고, 스토리를 만들어야 읽히는 글을 쓸 수 있다.
4. 에필로그
아무리 글을 잘 쓰고 말을 잘해도 보고가 잘 안 되는 사람은 안 된다. 왜 그럴까? 직장생활을 하다 보면 누구나 실수를 한다. 그런데 어떤 사람에게는 실수가 실수로 이해되고, 어떤 사람에게는 실력으로 평가된다. 평소 신뢰하던 부하 직원이 실수를 하면 요즘 엄청 바쁜가 보네 안 하던 실수를 다하고 라고 생각한다. 그런데 평소에 못 미더운 부하가 실수를 하면 그럼 그렇지. 자네 실력이 거기까지지. 뭘 달라지겠어?라는 생각이 든다. 평소에 쌓은 신뢰가 그 사람의 평가를 바꾸어 놓는 것이다.
진정한 고수는 보고에 맞닥뜨려 화려한 문장과 수려한 말솜씨로 경쟁하려 들지 않는다. 오히려 상대방의 마음을 얻기 위해 평소에 신뢰를 쌓는 데 집중한다. 신뢰를 쌓는 데는 시간이 걸리지만, 무너지는 건 한 순간이다.