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우리는 보고서를 쓰면서 보고받는 상사의 입장이 아닌 본인의 입장에서 보고서를 작성합니다. 이런 보고서의 문제점은 보고받는 사람은 정작 본인이 알아야 할 사항이 무엇인지, 결정할 사항이 무엇인지, 보고서를 봐도 파악하는데 어려움을 겪습니다. 보고서 작성 시 꼭 필요한 15가지 사항을 다음과 같이 알려드리니 참고하여 보고서 작성에 많은 도움이 되면 좋겠습니다.
1. 필요하면 베껴라
- 단기간 내 보고서 작성력 향상을 위한 최고의 방법입니다.
- 잘 쓰는 사람 보고서를 참고하여 사소한 것까지 한번 베껴 써봅니다.
- 기획부서 직원들 3명 정도의 보고서를 선정하여 베껴써봅니다.
2. 틈틈이 잘된 보고서 수집하기
- 처음부터 잘된 보고서를 작성하기란 쉬운 일이 아니다. 바닥부터 시작하면 시간도 많이 걸리고 힘들다. 잘된 보고서를 수집해 놓고 틈틈이 참고해서 보자
3. 잘못된 보고서는 어떤 게 있을까?
- 한눈에 내용 파악이 어려워 정독을 해야만 이해가 가능한 보고서
- 자료가 가득 나열되어 있어야 하고 싶은 말이 무엇인지 알 수 없는 보고서
- 보고받는 사람이 궁금증이 생기게 작성을 하고도 부연 설명 없이 정해진 순서로 밀고 나가는 보고서
- 보고서 장을 넘길 때마다 시선이 자꾸 이동하게 되는 보고서
4. 중간보고는 보고서 완성을 위한 필요 절차
- 상사가 원하는 보고목표 지점에 정확하게 맞추기 위해서는 보고서 작성방향이 올바로 가고 있는지 중간보고로 확인해야 합니다.
5. 보고 항목의 나열과 구조화
- 생각을 열고 먼저 나열하기: 개조식으로 작성
앞에 번호 붙이고, 요점위주로 짧게 단어 단위로 끊어쓰기
- 구조화하기: 분류하기
비슷한 것끼리, 공간별, 시간별, 우선순위
-3의 법칙
정보를 구조화하거나 분류할 때 3가지로 분류하면 좋다. 우리는 보통 3을 안정적인 수로 본다. 가위바위보를 하더라도 3세 판하지 않는가?
- 영어 브랜딩 표현 적용
예시) 3s : slow, show, soul
6. 주요 키워드들 괄호처리
- 키워드 운율 맞춤: 세계로, 미래로, 지구로
- 단어 반복을 통한 의미 부각: 내부협업, 외부협업, 정부협업
7. 화살표만 잘 써도 깔끔해진다.
- “기존 -> 개선” 표시
기존 경력과 서열 중심의 인사에서 능력과 성과 중심으로 전환
- 숫자는 명확하고 강력한 힘
전자결재 시스템 도입을 통한 업무 효율 10% 향상
8. 차트와 데이터를 첨부 시 의미를 보여주도록 하자
9. 텍스트 자체를 강조하는 법
- 굵은 폰트. 색상변경, 사각박스, 강조점
10. 1.2줄짜리 문장은 쓰지 말자
- 1줄 또는 2줄로 끝나지 않고 꼬리가 달린 문장
- 자간 장평을 줄여서 0.2줄을 없애지 말고 중복되거나 필요 없는 표현을 삭제하자
11. 올바른 문법으로 쓰자
- ~보다: 비교격 표현
- ~로부터: 영어식 표현
- 5,400천원 -> 540만원
12. 쉽고 간결하게 쓰자
- 누구나 알 수 있는 쉬운 단어를 사용하고 짧게 작성하자
예시) 모유 성분이 락토페린을 생산하는 젖소 탄생 -> 젖소가 모유 생산
13. 표를 잘 활용하면 공간 효율이 높아진다.
- 종으로 나열하기보다는 횡으로 배열하는 것이 공간을 덜 차지하며 효율적입니다.
- 표는 작성 시 얖 옆을 터져 가독성을 높이는 게 좋습니다.
14. 보고의 타이밍
- 상대방이 보고 받기 편한 시간을 알아두자, 미리 보고받는 상사의 일정을 확인해 두면 좋다.
15. 전달 내용을 2~3줄로 작성하는 방법
- 상사는 지난 줄거리보다 다음 줄거리가 더 궁금합니다. 예상되는 쟁점이나 향후계획 또는 다른 구면의 사례를 추가하여 작성하는 게 좋습니다.
출처: 대전인재개발원 보고서 교육