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우리는 보고서 작성 시 보고받는 사람이 원하는 보고 양식으로 작성해야 보고를 잘했다는 말을 듣습니다. 하지만 상사가 원하는 보고 양식이 있더라도 보고서 작성 시 필요한 원칙은 존재합니다. 그럼 우리가 보고서 작성 시 염두에 두고 작성해야 할 5대 원칙에 대해 알아보도록 하겠습니다.
1. 체계성
- 서론, 본론, 결론으로 이어지는 스토릴텔링이 있어야 합니다.
- 본론보다는 긴 서론은 지양해야 합니다.
- 결론은 즉 핵심 내용은 항상 앞에 두는 두괄식으로 작성해야 합니다.
- 소재목은 항상 내용과 일치하도록 작성해야 하며, 제목은 결론내용을 기본으로 추가적인 내용이 들어갈 수 있도록 합니다.
불필요한 보고항목을 줄이기
1) 중복적 표현
추진배경과 기대효과 작성 시 내용이 중복되는지 확인해야 합니다.
2) 보고 주제와 직접 관련성이 없는 소제목 최소화
예산집행 현황이나 예산 운용계획 등 직접적인 보고내용과 관련이 없는 소제목은 최소화합니다.
3) 관련 법령을 추진근거로 소제목화 지양
직접 관련된 소제목 내용에 첨부하여 박스나 당구장 표시로 설명합니다.
4) 그간 추진사항 지양
그동안의 실적을 줄줄이 나열하여 자랑하기보단 보고 주제에 집중하여 내용을 충실히 작성하도록 합니다.
기호
(o)
가장 주되고 많이 사용하는 본문의 문장기호입니다.
(-)
본문 내용을 구체화하는 부분으로 추상적 표현은 절대 쓰면 안 되며, 숫자 및 사례등 부연 설명을 구체화시킵니다.
(※)
상위 문장을 부연하거나 근거를 제시할 때 이 부호를 씁니다. 다만 당구장 표시를 나열하는데 쓰면 안 됩니다.
당구장표시를 쓰게 되면 본문이 압축되어 간결하게 보이는데 유용하며, 근거 규정, 사례예시, 관련데이터를 작성하는 데 사용할 수 있습니다.
(어깨점*)
문장 중 항목에 대하여 구체화하거나, 뜻풀이 용도로 사용합니다. 또한 어깨점의 개수를 늘려 순차적으로 여러 단어를 설명할 수 있습니다.
2. 정확성
- 팩트, 상황, 맥락에 맞지 않는 뜻 모를 표현을 쓰지 않아야 합니다.
- 세상에 단 하나뿐인 단어를 사용하고 수정 불가한 용어를 사용하도록 해야 합니다.
- 제목은 맨 나중에 작성하여 보고서 결론이 잘 들어갈 수 있도록 하며, 루틴화 해야 합니다.
- 그 외 오탈자 주의하고 비판적 마인드를 활용하여 모든 용어, 문장, 문단에 의문을 가져야 합니다.
3. 용이성
- 말하는 것처럼 써야 합니다. 말할 때는 그렇게 하지 않으면서 글에만 그렇게 표현하면 상대방이 이해하기 어렵게 됩니다.
- 소제목에 단어만 쓰지 말고 문장으로 써야 함, 단어만 쓰게 되면 의미가 명확하지 않을 수 있습니다.
- 복문은 되도록 쓰지 말고 단문으로 작성해야 합니다.
- 숫자 등 데이터를 표기할 때 비교 데이터가 없으면 의미부여가 되지 못하므로 꼭 비교 데이터를 표기해야 합니다.
- 긴 한글로 표현하기보다는 함축성이 있는 한자어로 표기하는 게 글자수 적어 더 효율적입니다.
- 정도를 나타내는 형용부사적 표현을 작성할 때는 반드시 수치로 표현하고 근거 데
이터를 첨부해야 합니다.
형용, 부사적 표현의 예
강화, 확대, 확장, 연장, 증원, 증액, 완화, 축소, 감축, 감소, 절감, 감액, 간소화, 단축, 미흡, 미미 등
4. 간결성
- 본문에 주로 사용하는 “다음(아래)과 같습니다.”와 같은 표현을 사용할 때 “- 다 음 - (-아 래-)” 를 사용하여 한 줄을 허비하지 말아야 합니다.
- 본문 내용 중 빼도 보고 주제와 상관이 없는 문장은 모두 삭제합니다.
- 문장 길이는 무조건 짧아야 잘 써진 문장입니다.
- 조사는 생략하는 것을 원칙으로 합니다.
- 2줄 장문은 4줄의 단문으로 작성하는 게 좋습니다.
- 백화점식 나열은 지양합니다. 항목은 4가지 이하로 하는 게 좋습니다.
- “만전을 기하도록 하겠습니다” 같은 하나마나한 표현은 쓰지 않습니다.
- 주제와 직접 관련된 내용만 소제목으로 사용해야 합니다.
보고서 본문에 넣으면 안 되는 것들
녹취록, 회의록, 규정, 통계치 그리고 주제와 직접 관련성이 없는 현황, 데이터, 도표, 표, 일정표
중복표현 10가지 사용하지 않기
1) 같은 페이지에 동일한 단어 두 번 쓰지 않아야 합니다.
2) 앞에 나온 내용과 유사한 문장을 한번 더 쓰지 말아야 합니다.
3) 유사 의미의 문단은 삭제합니다.
4) “친환경에너지가 좋다” 등 국민적 상식 및 공자님 말씀은 쓰지 않는다
5) 계획보고 내용에 나온 사항 즉 회의개요 등 결과 보고에 다시 그 내용을 반복해 작성하지 않는다.
6) 추진과제 항목수는 4개를 초과하지 않아야 한다.
7) 소제목에서 사용한 내용을 하위 문장에서 반복하지 않는다.
8) 동일한 패턴(형태)을 반복하지 않는다. 표를 사용하여 간결하게 작성한다.
10) 실무 사안을 거시적 사안과 혼합하여 나열하지 않아야 한다.
5. 가독성
- 글자 상하간격은 폭넓게 규칙적으로 작성한다
행정규정: 한글워드 130%
기호별, 문단 단위로 상하를 다 띄어서 써야 하며, 기관마다의 기준에 맞춰야 합니다.
- 키워드를 강조합니다.
볼드체, 고딕, 언더라인, 낫표, 따옴표 등 기호를 활용하여 키워드를 강조합니다.
- 글자 간 간격은 -10 ~ -20로 설정한다
- 표 적극 활용하기
글자의 가독성을 위해 표 최상위칸은 밝은 회색으로 처리하고 옆면은 선을 없애줍니다.
- 화려한 색상과 도표보다는 텍스트 내용이 더 중요합니다.
출처: 대전인재개발원 보고서 작성 교육